084 87 51 000 info@umanit.nl
Vragen én de antwoorden over HR-technologie. Trends, de voordelen, de impact op de HR-functie ... en meer

 

E-HRM is een verzamelnaam voor het benutten van internettechnologie voor de uitvoering van HR-taken. Hierdoor kan de HRM-afdeling zich beter richten op het leveren van toegevoegde waarde voor de organisatie. Andere termen voor e-HRM zijn: HR-tech, HR-technologie, virtual HR, web-based HR,  Digital HRM, online HRM, e-HR of HR Information System (HRIS).

Vragen en antwoorden

Onderstaande vragen zijn een selectie uit het e-Book ‘HRM & Technologie (e-HRM) – Meer dan 100 vragen en antwoorden’ geschreven door Matthijs van den Bos (UmanIT). Alle vragen en antwoorden zijn te vinden op de website van The Question Library/www.tql.nl en HR Praktijk/www.hrpraktijk.nl).

Wat zijn belangrijke trends op het gebied van e-HRM?

Traditionele HR-systemen zullen de komende jaren relatief snel verouderen. Dat komt doordat nieuwe technologie als mobiel, video, robotisering en kunstmatige intelligentie snel opkomen. Zonder volledig te zijn een paar trends op het gebied van e-HRM:

  • Meer aandacht voor gebruikersvriendelijke en gepersonaliseerde HR-portals voor medewerkers en managers (meer geavanceerde technieken om de ‘user experience’ van de gebruiker te vergroten).
  • Geïntegreerde oplossingen voor het ondersteunen van beleidsbeslissingen (‘digital analytics’ / HR-analytics). Het besef groeit dat HRM-applicaties beter benut moeten worden door ze te integreren met analyse- en planningstools op het gebied van ‘workforcemanagement’.
  • Mobiele devices. In toenemende mate zullen organisaties mobiele toepassingen integreren in hun basissystemen. Leveranciers zijn momenteel bezig om hun HR-software volledig ‘adaptive’ (sneller en gebruikersvriendelijker) te maken. Alle functionaliteit in het basissysteem is dan ook mobiel beschikbaar (geen ‘aparte app’ meer nodig).
  • Recruitment is de grootste markt op het gebied van e-HRM met de meeste dynamiek en meeste start-ups. Zo wordt kunstmatige intelligentie gebruikt om kandidaten sneller te selecteren.
  • Focus op productiviteit. Langzamerhand komen we op het punt dat de basisadministratie van HR op orde en geautomatiseerd is via ESS en MSS. Functionaliteiten op het gebied van bijvoorbeeld performance management, continue feedback geven, medewerkerstevredenheid worden steeds populairder.
  • ‘Social software‘ Een van de eerste processen waar social software impact op heeft en heeft gehad is recruitment maar ook op andere processen verwacht onderzoeksbureau Gartner dat deze software meer ingezet zal worden (zoals bij e-learning).
  • RPA (Robotic Process Automation). Bij RPA is de robot geen fysieke machine maar software. Het neemt bepaalde handelingen in processen zelfstandig over. Het gaat bijvoorbeeld om het verwerken van excelbestanden, emails en electronische formulieren. De robot functioneert als virtuele assistent en ondersteund de HR-afdeling.
  • Meer en meer in de Cloud/PAAS. Tegenwoordig kiezen bedrijven voor cloudsoftware. We hadden al SAAS maar we spreken nu vaak ook van PAAS: Platform as a service. Het is een technisch flexibel platform waarop verschillende gespecialiseerde applicaties en apps worden gehost.

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

Welke ‘typen’ e-HRM zijn er?

Prof.dr. T. Bondarouk (Universiteit Twente) onderscheidt drie typen e-HRM. Deze ‘typen’ hebben te maken met de met e-HRM beoogde doelen.

  • Operationeel e-HRM (gericht op verbetering van operationele effectiviteit en efficiency Ondersteuning van administratieve, transactionele taken. Voornaamste voordelen: kostenbesparing, betere kwaliteit van data))
  • Relationeel e-HRM (gericht op het verbeteren van relaties binnen de organisatie. Bijvoorbeeld: betere kwaliteit en tijdigheid van HR-dienstverlening, meer tijd voor HR-advieswerk)
  • Transformationeel e-HRM (gericht op HR-activiteiten met een meer strategisch doel zoals kennismanagement, HR-planning, cultuurverandering, meer strategische business partnerrol voor HR)

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

Wat is de impact van technologie op de HR-functie?

Afhankelijk van hoe en welke technologie wordt gebruikt, is de impact van technologie op de HR-functie groot. Een paar voorbeelden:

Impact op werkprocessen – Technologie kan leiden tot een radicale omslag in de manier waarop HR-werkprocessen verlopen. De operationele werklast zal afnemen. Veel HR-taken zullen worden geautomatiseerd. Per werkproces zullen andere werkafspraken gemaakt moeten worden tussen diegenen die erbij betrokken zijn;

Impact op de kennis en competenties van HR-professionals – De rol van HRM verandert van uitvoerder naar verbindende schakel en adviseur bij organisatievraagstukken. Competenties op het gebied van gegevensanalyse, procesmanagement en veranderkunde worden nog belangrijker;

Impact op de structuur van de HR-afdeling – Veel organisaties kennen een centrale HRM afdeling met diverse specialisten op het gebied van bijvoorbeeld recruitment of arbeidsvoorwaarden. Met de komst van e-HRM verandert ook dit. Er zijn verschillende manieren om HR op een andere manier te organiseren. Door de toepassing van webtechnologie zijn er bijvoorbeeld steeds meer mogelijkheden om bepaalde HRM-processen, indien wenselijk, buiten de muren van de organisatie te laten ondersteunen of onder te brengen in een shared service center;

Impact op rollen – Door zelfbediening zijn leidinggevenden en medewerkers zelfredzamer als het gaat om de uitvoering van hun eigen HR-taken.Medewerkers zijn niet meer afhankelijk van de HR-afdeling.

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

Wat is Robotic Process Automation (RPA)?

RPA is software die als het ware fungeert als een virtuele medewerker bij het uitvoeren van vooral vaak voorkomende, eenvoudige routinematige taken. De robotsoftware kan inloggen op systemen, simuleert de keyboard- en muis-input en leest informatie van schermen. Software robots nemen daarmee eenvoudige routinematig werk HR-medewerkers uit handen. Denk aan de automatische registratie van een nieuwe medewerker in de personeelsadministratie, het aanmaken van een inlog voor de verschillende systemen en misschien wel het gerobotiseerd aanvragen en aanmaken van een medewerkerspas. De softwarerobot zet deze acties, veelal nog wel onder toezicht van een mens, automatisch in gang. HR-medewerkers krijgen op deze manier een virtuele assistent die het standaardwerk uitvoert, zodat zij zich kunnen richten op de complexere taken en contacten met de klant.

RPA oplossingen worden steeds slimmer. Een ontwikkeling is bijvoorbeeld Intelligent RPA, waarbij het lerend vermogen van de oplossingen toeneemt door toepassing van artificial intelligence technieken, zoals spraakherkenning en deep learning algoritmen.

Uit een studie van Capgemini Consulting lijkt dat 43% van de organisaties van plan is om RPA toe te gaan passen in het HR domein in de komende 3 tot 5 jaar, waar dit nu nog slechts 3% is.

Wat is het verschil tussen een geïntegreerd systeem en een point solution?

Point solutions en geïntegreerde oplossingen hebben elk hun voor- en nadelen. De kracht van een point solution is dat de software één specifiek probleem oplost door uitgebreide functionaliteit. Maar dat is tegelijkertijd ook de zwakte. Als een organisatie meerdere HR-processen wil ondersteunen én de gegeven uit deze processen met elkaar wil integreren dan biedt gespecialiseerde software onvoldoende oplossingen. Als je gegevens wilt uitwisselen tussen verschillende softwarepakketten, leidt dat tot meer complexiteit, potentiele inconsistentie van data en verhoogde bedrijfsrisico’s doordat processen niet op elkaar zijn aangesloten.

Geïntegreerde oplossingen zijn ontworpen om verschillende HR-processen te ondersteunen vanuit één softwareoplossing vaak gebruikmakend van één centrale database. Je hoeft voor meerdere problemen maar één oplossing aan te schaffen en te implementeren. Gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden, koppelingen zijn automatisch en het is gemakkelijker om procesoverstijgende rapportages te genereren.

De implementatie van een geïntegreerde oplossing heeft meer voeten in de aarde dan de implementatie van een point solution.

Wat is de meerwaarde van e-HRM voor de manager?

Veel organisaties gaan ervan uit dat de verantwoordelijkheid van HRM-beleid in de lijn moet worden belegt. Voor managers betekent e-HRM dat zij nu ook zelf aan de slag kunnen met taken die nu nog vaak traditioneel bij de HRM-er thuishoren.

MSS, kan, wanneer het op de juiste manier wordt toegepast, de betrokkenheid van de leidinggevende bij het HR-proces vergroten. Leidinggevenden voelen zich serieus genomen als partner in de ontwikkeling van allerlei HR-processen.

Managers hebben toegang tot de gegevens die ze nodig hebben in hun dagelijks werk en kunnen dat op ieder moment benaderen. Ze hoeven minder bezig te zijn met allerlei (administratieve) randzaken. Ze zijn voor veel zaken niet meer afhankelijk van allerlei tussenpersonen bij de afdeling HR. Door e-HRM kan een effectievere managementorganisatie gerealiseerd worden. Leidinggevenden hebben makkelijker en sneller toegang tot allerhande informatie over hun personeel, beleidsstukken en procedures.

Allerlei personeelsdata kunnen real-time (bijvoorbeeld in de vorm van rapportages) worden opgevraagd. Dit stelt managers vervolgens in staat om de juiste keuzes te maken en trends in hun team/afdeling te analyseren die nodig zijn om interventies te doen en nieuw beleid te ontwikkelen. Door e-HRM heeft de lijnmanager op verschillende manier meer overzicht en controle over zijn/haar afdeling.

Ook voor het topmanagement is e-HRM van grote meerwaarde. E-HRM zorgt voor de juiste informatie en is daarmee de basis voor beslissingen over de personeelspopulatie, de ontwikkeling van mensen, personeelskosten, et cetera.

Wat zijn de voordelen van e-HRM?

In de praktijk blijkt dat organisaties die e-HRM oplossingen introduceren aantoonbare voordelen halen. De kwantitatieve, meer directe, voordelen liggen met name op het gebied van:

  • De toegevoegde waarde die HRM kan leveren aan het bedrijfsresultaat
  • De efficiency van HR-processen

De kwalitatieve, meer indirecte, voordelen liggen met name op het gebied van:

  • De kwaliteit van de diensten en producten van de afdeling HRM
  • De ontwikkeling van mensen in organisaties

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Vereenvoudiging en standaardisatie van beheersmatige taken door reductie van het aantal processtappen, dubbele handelingen en (papieren) formulieren (tijdbesparing, minder bureaucratie, minder papierwerk).
  • Meer tijd voor business (HR-)strategie omdat beheersmatige taken worden gedigitaliseerd
  • Verbetering van de effectiviteit van HR-taken. Bijvoorbeeld: betere kwaliteit en betrouwbaarheid van data. De uitkomsten van HRM-processen zijn meetbaarder en zichtbaarder.
  • Betere informatie in digitale systemen leidt tot betere beslissingen. Door ‘real-time’ gegevens in systemen kunnen professionals trends analyseren en beleid of advies daarop aanpassen. Door e-HRM kan een organisatie beschikken over alle denkbare gegevens over medewerkers, bijvoorbeeld op het gebied van inzetbaarheid, productiviteit of geleverde prestaties.
  • Door een overzichtelijk e-HRM dasboard ter beschikking te stellen aan gebruikers kan het niveau van (ervaren) bureaucratie worden vermindert. Gegevens en processen worden transparanter.
  • Betere samenwerking tussen manager en medewerker doordat ze de HR-afdeling op veel onderwerpen niet of minder nodig hebben en er allerlei functionaliteiten online beschikbaar zijn.
  • Toenemende medewerker tevredenheid. Bijvoorbeeld door snellere hulp bij vragen doordat informatie op het e-HRM portaal staat.

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

Wat zijn de stappen in een e-HRM project?

Ieder e-HRM project is weer anders. Sommige organisaties gebruiken de Prince2-methode, anderen werken liever op een ‘agile’ en ‘scrum’-manier. Er zijn een aantal stappen in een e-HRM project die in ieder geval doorlopen dienen te worden.

  1. Diagnose en doelstellingen bepalen – Maak een goede analyse van de huidige en gewenste situatie én bepaal de meerwaarde van technologie;
  2. Ontwerpen – Maak keuzes over hoe de HR-dienstverlening en het e-HRM systeem eruit moet komen te zien;
  3. -Werk in deze stap een aantal zaken verder uit. Denk aan het herontwerpen van de te digitaliseren processen, het opstellen van een concrete projectplanning of een communicatieplan om gebruikers te betrekken bij de nieuwe software;
  4. Implementeren/digitaliseren – In gebruik nemen van de software;
  5. Beheren – Maak een beheerplan met als doel dat de technologie blijft aansluiten bij de behoeften van gebruikers.

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

Wat maakt e-HRM bijzonder?

E-HRM is bijzonder vanwege een aantal factoren:

Groot bereik – In tegenstelling tot bijvoorbeeld ERP-systemen raakt HR- technologie iedereen in de organisatie en vaak ook partijen daarbuiten zoals uitzendbureaus, externe sollicitanten, en opleidingsinstituten. e-HRM heeft qua nut en gebruik een enorm bereik. Dan moet je ook met iedereen rekening houden en de belangen zijn erg verschillend.

Verplicht versus vrijwillig – e-HRM is vaak noodzakelijk en het gebruik van de software is niet altijd vrijwillig. Daarmee onderscheidt het zich van bijvoorbeeld Facebook, Whatsapp of andere technologische toepassingen.

Er moeten salarissen worden betaald en dus gegevens worden geadministreerd. Mensen worden ziek en willen opleidingen volgen. Daar horen allerlei taken bij die de medewerker digitaal zelf dient af te handelen.

Samenhang ICT en HR – HR-professionals hebben niet altijd affiniteit met technologie. ICT-ers hebben niet altijd goed zicht op HR-processen. Uit onderzoek van Dave Ulrich (2017) blijkt dat competenties op het gebied van technologie van HR mensen het op 2 na laagst scoren van de 9 competenties uit zijn model. Terwijl het wél de op 2 na belangrijkste competentie wordt gevonden die we nodig hebben om goede business resultaten te leveren. Het is belangrijk dat er in HRM-opleidingen meer aandacht komt voor het vak HR-technologie. In eHRM-projecten is het zaak dat ICT-architecten en HR-professionals nauw met elkaar samenwerken.

E-HRM heeft veel implicaties – e-HRM kan een middel zijn om de HR- afdeling zo om te vormen dat zij een bijdrage kan leveren aan de strategische langetermijndoelstellingen van de organisatie. eHRM heeft daarmee impact op de hele organisatie. eHRM dient daarom in samenhang met het organisatiebeleid en andere veranderprojecten ontworpen te worden.

Gevoelige personeelsinformatie – Een e-HRM-systeem ondersteunt in het opslaan, bewerken en analyseren van gevoelige personeelsinformatie.
Medewerkers kunnen zich geschonden voelen in hun privacy en kunnen zich oneerlijk behandeld voelen. Dit kan verreikende juridische gevolgen hebben. Privacy en beveiliging zijn belangrijke onderwerpen in een e-HRM- project. In 2018 treedt ook de nieuwe AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het is belangrijk om deze onderwerpen goed te bespreken met de leverancier(s) van de HR-software.

Afhankelijkheid leveranciers en systemen – Systemen hebben altijd beperkingen. Zo kan integratie met bestaande systemen lastig zijn of matchen standaard modules niet altijd met de specifieke wensen van een organisatie. Met e-HRM is het de uitdaging om tot een goede match te komen tussen HR (doelstellingen en processen) en de mogelijkheden van, veelal standaard, software.

Wat is het verband tussen HR-analytics en e-HRM?

HR-analytics gaat over het met behulp van datagedreven technieken verzamelen van cijfers om beslissingen te kunnen nemen met betrekking tot mens en organisatie. Denk aan strategische personeelsplanning, meetbaar maken van de effecten van training en talentmanagement of het aantrekken van de juiste mensen. Het gaat om allerlei interne informatie maar ook om informatie over medewerkers via externe bronnen, zoals social media.

Technologie biedt de geavanceerde mogelijkheden om data te verzamelen en te analyseren. Vooral ook het gebruik van mobiele toepassingen voor HR blijven groeien. Denk aan toepassingen op het gebied van continue feedback of het meten van bepaalde gedrag (bijvoorbeeld stressniveau). Deze zorgen ervoor dat er steeds meer informatie van medewerkers kan worden verzameld.

HR-professionals zouden volgens ons een leidende rol moeten bij het bepalen welke beslissingen en inzichten gewenst zijn. Natuurlijk is privacy hierbij ook een belangrijk onderwerp. Pas dan kan gekeken worden welke data, met behulp van HR- software, gegenereerd moet worden.

Meer weten of HR-analytics? Lees dan het boek van Toine Al en Irma Doze: HR- analytics. Waarde creëren met datagedreven HR-beleid.

  • HRM via de computer, kan dat wel?
  • Wat zijn belangrijke trends in e-HRM?
  • Welke voordelen heeft e-HRM?
  • Welke nadelen heeft e-HRM
  • Wat is het verband tussen HR-analytics en e-HRM?

In deze publicatie is een subset van 10 vragen opgenomen uit de publicatie ‘HRM & Technologie (e-HRM) – In meer dan 100 vragen’ van Matthijs van den Bos (kijk voor meer vragen en antwoorden op de website van The Question Library en HR Praktijk).

DOWNLOAD NU – HRM & Technologie (e-HRM) – 10 vragen en antwoorden



Ik ga akkoord met het privacystatement (zie www.umanit.nl/privacy).

Meer technologie vraagt

om meer menselijkheid

 

TQL (The Question Library) is een zakelijk kennisplatform met een database van meer dan 23.000 vragen en antwoorden op het gebied van strategie & management, bestuur, marketing & sales, HRM, financiën/control, juridische zaken en ICT. De informatie wordt steeds door vakexperts geactualiseerd.

Je kunt lid worden van TQL met onbeperkt toegang tot de database. Je hebt dan ook toegang tot álle vragen en antwoorden over e-HRM, geschreven door Matthijs van den Bos. Meer informatie.

 

084 87 51 000

Algemeen

06 45 64 62 58

Matthijs van den Bos

UmanIT, HRM & Technologie
Nijverheidlaan 23
6717 EV, EDE

Aarzel niet om contact met ons op te nemen!

2 + 11 =