Veel organisaties gaan ervan uit dat de verantwoordelijkheid van HRM-beleid in de lijn moet worden belegt. Voor managers betekent e-HRM dat zij nu ook zelf aan de slag kunnen met taken die nu nog vaak traditioneel bij de HRM-er thuishoren.

MSS, kan, wanneer het op de juiste manier wordt toegepast, de betrokkenheid van de leidinggevende bij het HR-proces vergroten. Leidinggevenden voelen zich serieus genomen als partner in de ontwikkeling van allerlei HR-processen.

Managers hebben toegang tot de gegevens die ze nodig hebben in hun dagelijks werk en kunnen dat op ieder moment benaderen. Ze hoeven minder bezig te zijn met allerlei (administratieve) randzaken. Ze zijn voor veel zaken niet meer afhankelijk van allerlei tussenpersonen bij de afdeling HR. Door e-HRM kan een effectievere managementorganisatie gerealiseerd worden. Leidinggevenden hebben makkelijker en sneller toegang tot allerhande informatie over hun personeel, beleidsstukken en procedures.

Allerlei personeelsdata kunnen real-time (bijvoorbeeld in de vorm van rapportages) worden opgevraagd. Dit stelt managers vervolgens in staat om de juiste keuzes te maken en trends in hun team/afdeling te analyseren die nodig zijn om interventies te doen en nieuw beleid te ontwikkelen. Door e-HRM heeft de lijnmanager op verschillende manier meer overzicht en controle over zijn/haar afdeling.

Ook voor het topmanagement is e-HRM van grote meerwaarde. E-HRM zorgt voor de juiste informatie en is daarmee de basis voor beslissingen over de personeelspopulatie, de ontwikkeling van mensen, personeelskosten, et cetera.

In de praktijk blijkt dat organisaties die e-HRM oplossingen introduceren aantoonbare voordelen halen. De kwantitatieve, meer directe, voordelen liggen met name op het gebied van:

• De toegevoegde waarde die HRM kan leveren aan het bedrijfsresultaat
• De efficiency van HR-processen

De kwalitatieve, meer indirecte, voordelen liggen met name op het gebied van:

• De kwaliteit van de diensten en producten van de afdeling HRM
• De ontwikkeling van mensen in organisaties

Denk bijvoorbeeld aan:

• Vereenvoudiging en standaardisatie van beheersmatige taken door reductie van het aantal processtappen, dubbele handelingen en (papieren) formulieren (tijdbesparing, minder bureaucratie, minder papierwerk).
• Meer tijd voor business (HR-)strategie omdat beheersmatige taken worden gedigitaliseerd
• Verbetering van de effectiviteit van HR-taken. Bijvoorbeeld: betere kwaliteit en betrouwbaarheid van data. De uitkomsten van HRM-processen zijn meetbaarder en zichtbaarder.
• Betere informatie in digitale systemen leidt tot betere beslissingen. Door ‘real-time’ gegevens in systemen kunnen professionals trends analyseren en beleid of advies daarop aanpassen. Door e-HRM kan een organisatie beschikken over alle denkbare gegevens over medewerkers, bijvoorbeeld op het gebied van inzetbaarheid, productiviteit of geleverde prestaties.
• Door een overzichtelijk e-HRM dasboard ter beschikking te stellen aan gebruikers kan het niveau van (ervaren) bureaucratie worden vermindert. Gegevens en processen worden transparanter.
• Betere samenwerking tussen manager en medewerker doordat ze de HR-afdeling op veel onderwerpen niet of minder nodig hebben en er allerlei functionaliteiten online beschikbaar zijn.
• Toenemende medewerker tevredenheid. Bijvoorbeeld door snellere hulp bij vragen doordat informatie op het e-HRM portaal staat.

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

Ieder e-HRM project is weer anders. Sommige organisaties gebruiken de Prince2-methode, anderen werken liever op een ‘agile’ en ‘scrum’-manier. Er zijn een aantal stappen in een e-HRM project die in ieder geval doorlopen dienen te worden.

1. Diagnose en doelstellingen bepalen – Maak een goede analyse van de huidige en gewenste situatie én bepaal de meerwaarde van technologie;
2. Ontwerpen – Maak keuzes over hoe de HR-dienstverlening en het e-HRM systeem eruit moet komen te zien;
3. -Werk in deze stap een aantal zaken verder uit. Denk aan het herontwerpen van de te digitaliseren processen, het opstellen van een concrete projectplanning of een communicatieplan om gebruikers te betrekken bij de nieuwe software;
4. Implementeren/digitaliseren – In gebruik nemen van de software;
5. Beheren – Maak een beheerplan met als doel dat de technologie blijft aansluiten bij de behoeften van gebruikers.

Bron: e-Book – HRM & Technologie (e-HRM) – in meer dan 100 vragen. TQL.
Auteur: Matthijs van den Bos

E-HRM is bijzonder vanwege een aantal factoren:

Groot bereik – In tegenstelling tot bijvoorbeeld ERP-systemen raakt HR- technologie iedereen in de organisatie en vaak ook partijen daarbuiten zoals uitzendbureaus, externe sollicitanten, en opleidingsinstituten. e-HRM heeft qua nut en gebruik een enorm bereik. Dan moet je ook met iedereen rekening houden en de belangen zijn erg verschillend.

Verplicht versus vrijwillig – e-HRM is vaak noodzakelijk en het gebruik van de software is niet altijd vrijwillig. Daarmee onderscheidt het zich van bijvoorbeeld Facebook, Whatsapp of andere technologische toepassingen.

Er moeten salarissen worden betaald en dus gegevens worden geadministreerd. Mensen worden ziek en willen opleidingen volgen. Daar horen allerlei taken bij die de medewerker digitaal zelf dient af te handelen.

Samenhang ICT en HR – HR-professionals hebben niet altijd affiniteit met technologie. ICT-ers hebben niet altijd goed zicht op HR-processen. Uit onderzoek van Dave Ulrich (2017) blijkt dat competenties op het gebied van technologie van HR mensen het op 2 na laagst scoren van de 9 competenties uit zijn model. Terwijl het wél de op 2 na belangrijkste competentie wordt gevonden die we nodig hebben om goede business resultaten te leveren. Het is belangrijk dat er in HRM-opleidingen meer aandacht komt voor het vak HR-technologie. In eHRM-projecten is het zaak dat ICT-architecten en HR-professionals nauw met elkaar samenwerken.

E-HRM heeft veel implicaties – e-HRM kan een middel zijn om de HR- afdeling zo om te vormen dat zij een bijdrage kan leveren aan de strategische langetermijndoelstellingen van de organisatie. eHRM heeft daarmee impact op de hele organisatie. eHRM dient daarom in samenhang met het organisatiebeleid en andere veranderprojecten ontworpen te worden.

Gevoelige personeelsinformatie – Een e-HRM-systeem ondersteunt in het opslaan, bewerken en analyseren van gevoelige personeelsinformatie.
Medewerkers kunnen zich geschonden voelen in hun privacy en kunnen zich oneerlijk behandeld voelen. Dit kan verreikende juridische gevolgen hebben. Privacy en beveiliging zijn belangrijke onderwerpen in een e-HRM- project. In 2018 treedt ook de nieuwe AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het is belangrijk om deze onderwerpen goed te bespreken met de leverancier(s) van de HR-software.

Afhankelijkheid leveranciers en systemen – Systemen hebben altijd beperkingen. Zo kan integratie met bestaande systemen lastig zijn of matchen standaard modules niet altijd met de specifieke wensen van een organisatie. Met e-HRM is het de uitdaging om tot een goede match te komen tussen HR (doelstellingen en processen) en de mogelijkheden van, veelal standaard, software.

HR-analytics gaat over het met behulp van datagedreven technieken verzamelen van cijfers om beslissingen te kunnen nemen met betrekking tot mens en organisatie. Denk aan strategische personeelsplanning, meetbaar maken van de effecten van training en talentmanagement of het aantrekken van de juiste mensen. Het gaat om allerlei interne informatie maar ook om informatie over medewerkers via externe bronnen, zoals social media.

Technologie biedt de geavanceerde mogelijkheden om data te verzamelen en te analyseren. Vooral ook het gebruik van mobiele toepassingen voor HR blijven groeien. Denk aan toepassingen op het gebied van continue feedback of het meten van bepaalde gedrag (bijvoorbeeld stressniveau). Deze zorgen ervoor dat er steeds meer informatie van medewerkers kan worden verzameld.

HR-professionals zouden volgens ons een leidende rol moeten bij het bepalen welke beslissingen en inzichten gewenst zijn. Natuurlijk is privacy hierbij ook een belangrijk onderwerp. Pas dan kan gekeken worden welke data, met behulp van HR- software, gegenereerd moet worden.

Meer weten of HR-analytics? Lees dan het boek van Toine Al en Irma Doze: HR- analytics. Waarde creëren met datagedreven HR-beleid.